Visa Schengen Ditolak, Apa yang Harus Dilakukan?

Pengajuan aplikasi visa Schengen memang agak merepotkan. Dibandingkan visa negara-negara lainnya, visa untuk Eropa memang menyaratkan adanya beberapa hal yang harus sudah siap sebelum melakukan aplikasi. Penyaratan tersebut memakan banyak waktu, biaya, tenaga, pikiran dan juga hal-hal yang sifatnya administratif.
Sebagaimana kita bahas sebelumnya di Syarat Aplikasi Visa Touris Schengen ke Spanyol, kali ini kita akan membahas satu per satu kenapa visa Schengen ditolak dan apa yang harus dilakukan.

Syarat untuk membuat visa turis adalah sebagai berikut:

1. Membuat janji temu dengan BLS Spain Visa di sini. Pengisian nama, nomor paspor, tujuan dan lain sebagainya harus mengggunakan bahasa Inggris. Jika ada salah dalam pengisian nama dan lain sebagainya, maka kita harus membatalkan janji temu. Usahakan agar waktu yang kita pilih dan nama serta nomor paspor dan periode masa berlakunya sudah benar. Kalau bisa, ajak teman lain agar bisa mengoreksi jadwal yang telah kita tetapkan. Setelah kita mendaftar, nantinya akan ada email yang berisi kode pendaftaran aplikasi visa yang kita gunakan nanti untuk melacak aplikasi. 
2. Menyiapkan biaya pembuatan visa. Sediakan uang lebih untuk berjaga jika ada beberapa berkas atau biaya lain seperti pengiriman, fotokopi, foto dan lainnya. Pembayaran hanya dilakukan dengan tunai. Jika uang kita kurang, kita bisa mengambilnya di ATM di depan halaman gedung tempat BLS berada.
3. Ceklist dokumen yang dibutuhkan, dapat diunduh di sini. Sebelum pergi ke BLS, cek lagi dokumen yang dibutuhkan berdasarkan urutan ceklist dokumen. Pastikan tidak ada yang tertinggal satupun. Kalau bisa, bawa juga dokumen yang asli seperti Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk, Surat Nikah, Akte Nikah, dan lain sebagainya.
4. Dua (2) lembar copy formulir reguler aplikasi visa Schengen, semua kolom harus diisi lengkap dan ditandatangani oleh pemohon Visa - atau, jika pemohon dibawah umur maka formulir oleh orang tua atau wali nya - (di halaman 3 dan 4).  Formulirnya dapat diunduh di sini. Setelah satu lembar formulir diisi dan ditandatangani, maka formulir tersebut harus difotokopi sebanyak satu kali.
5. Foto terbaru berwarna dengan latar belakang putih dengan kualitas foto yang baik berukuran 3x4, dengan wajah menghadap ke depan. Tempelkan foto di kanan atas formulir yang sudah disediakan. Syarat, kriteria, ukuran dan lain sebagainya harus sesuai dengan ketentuan visa Schengen. Di beberapa tempat studio foto yang berpengalaman, ada yang menyediakan pas foto visa sehingga kita tidak perlu lagi khawatir apakah foto sudah sesuai dengan ketentuan atau belu,.
6. Paspor dengan masa berlaku minimal 6 bulan dari tanggal berakhirnya masa berlaku visa serta fotokopinya. Paspor harus memiliki minimal dua halaman kosong dan dikeluarkan sepuluh tahun terakhir. Tidak ada koreksipada halaman Endorsement(dengan pengecualian). Paspor yang masih berlaku atau dibatalkan, jika pemohon masih memegangnya. Pastikan paspor kita masih berlaku minimal enam bulan dan memiliki dua halaman kosong. Kita harus membawa paspor asli untuk diserahkan ke BLS.
7. Fotokopi identitas pemohon (KTP untuk WNI) dan Kartu keluarga. Usahakan untuk membawa yang asli.
8. Asuransi perjalanan yang valid untuk semua wilayah negara-negara Schengen dan untuk tinggal di negara-negara Schengen dengan nilai jaminan asuransi minimal 30.000 euro untuk segala konsep. Asuransi tersebut harus mencakup baik bantuan medis darurat atau perawatan gawat darurat di rumah sakit maupun pemulangan ke Negara asal karena alasan kesehatan atau kematian. Asuransi yang diakui dapat dilihat di sini. Dulu saya membelinya di ACA karena bisa membayar dengan tunai. Beritahukan kepada petugas di kantor asuransi bahwa tujuan perjalanan kita adalah Eropa dan nilai jaminan asuransi minimal 30.000 euro. Perjalanan dihitung mulai dari keberangkatan kita dari Indonesia hingga kedatangan kita ke Indonesia, bukan hanya perjalanan di Eropa saja.
9. Bagi pemohon yang berumur kurang dari 18 tahun, diperlukan surat kuasa bernotaris dari kedua orang tua – atau izin dari pemegang hak asuh jika bepergian sendiri atau dari ayah/ibu yang tidak ikut bersamanya. Surat kuasa harus menunjukkan tanggal perjalanan dan negara yang akan dikunjungi. Surat kuasa yang asli harus diperlihatkan (akan selanjutnya dikembalikan kepada pemohon visa) termasuk fotokopi surat tersebut. Demikian juga mengumpulkan fotokopi akta kelahiran pemohon yang di bawah umur serta fotokopi kartu tanda penduduk atau paspor orang tua.
10. Visa atau izin untuk masuk ke negara tujuan, dengan asumsi bahwa negara tujuan meminta untuk itu.
11. Rencana tempat tinggal/penginapan di Spanyol dan seluruh negara Schengen yang akan dikunjungi (perlu untuk menunjukkan beberapa dokumen berikut: persyaratan yang dapat dipenuhi denagn mengajukan dokumen berikut: pemesanan hotel dengan mencantumkan: nama, alamat, telepon hotel, nomer pemesanan, nama lengkap turis, dan tanggal selama tinggal dihotel atau kontrak rumah sewa. Pastikan alamat hotel beserta nomor telepon dan/atau faksimile serta nomor booking kita sudah ada. Dulu saya menjumpai pemohon visa yang hanya membawa keterangan menginap di hotel tertentu tanpa disertai bukti pemesanan hotel. Dia kemudian diminta petugas BLS untuk menunjukkan bukti booking hotel tersebut.
12. Surat kuasa perwakilan (Surat Kuasa Pengacara) dan fotokopi identitas yang mewakili, Jika permohonan visa dilakukan oleh perwakilan.Bukti pemesanan tiket pulang pergi di mana tercantum nomor penumpang atau nomor booking dan rute perjalanan. Juga termasuk reservasi perjalanan di dalam Spanyol dan di dalam negara Schengen.
13. Jaminan keuangan: sertifikat kerja dari pemohon dimana tertulis jabatan serta gaji, dan tujuan spesifik kunjungan ke Spanyol; surat keterangan Bank dimana tercantum saldo rekening atau laporan keuangan transaksi 3 bulan terakhir milik pemohon. Jika kita sebagai mahasiswa, maka kita bisa menyertakan bukti bahwa kita adalah mahasiswa aktif di kampus. Jika karyawan bisa menyertakan surat keterangan gaji dengan kop dan stempel dari kantor.
14. Surat referensi dari bank tempat kita memiliki rekening. Saya dulu membuat di kantor BRI Cabang Yogyakarta Melati. Ketika saya meminta surat referensi di kantor BRI Cabang Semarang, mereka tidak mau membuatkan. Akhirnya saya dan istri yang hamil tua harus ke BRI Cabang Yogyakarta Melati. Di BRI, biaya surat referensi Rp. 165.000,00 dan kalau kepala kantornya ada bisa langsung jadi. Kalau tidak ada, harus menunggu satu hari. Pastikan kita membawa buku rekening, KTP, kartu ATM dan perjelas tujuan negara kita dan tujuan bepergian/visa kita. Untuk visa selain turis seperti penelitian, kita harus menyertakan surat penelitian dari lembaga penelitian di Spanyol dan surat dari kampus kita.
15. Ketersediaan keuangan (untuk tahun 2018: minimal 661,5 euro per orang; jika tinggal lebih lama dari 9 hari, tambahkan 73,59 Euro untuk setiap hari tambahan. Media untuk mengakreditasi ketersediaan keuangan: fotokopi kartu kredit pemohon, yang harus sesuai dengan tagihan pernyataan yang terkait dengan kartu (pernyataan tagihan dari kutipan internet tidak akan diterima); cek perjalanan; sertifikat operasi terbaru dilakukan dari pembelian valuta asing. Untuk nomor 13 dan 14, kitadapat datang langsung ke CS bank terkait untuk meminta surat referensi, rekening tabungan, rekening tagihan dan lainnya.
16. Untuk semua pelamar WNA, izin tinggal asli dan fotokopi di Indonesia yang berlaku minimal satu bulan sejaktanggal kepulangandari negara schengen.
17. Surat-surat pendukung lainnya. Saya menggunakan surat sponsor dari LPDP serta surat keterangan dari kampus dan CCHS-CSIC Madrid, Spanyol, ketika akan mengajukan penelitian di Spanyol. Dokumen pendukung lainnya bisa jadi menguatkan aplikasi visa kita.

Jika salah satu dari hal di atas belum terpenuhi, maka biasanya visa akan ditolak oleh Kedutaan Besar (Kedubes) Spanyol. Jika ditolak, maka ada dua pilihan: mengajukan aplikasi baru dan membayar lagi atau banding ke Kedubes Spanyol. Untuk pilihan pertama, kita harus menyiapkan semua dokumen yang dibutuhkan. Jika waktunya sudah mepet atau mungkin tidak sesuai dengan rencana awal kita, maka kita harus segera merubah jadwal penerbangan, akomodasi hotel, membuat asuransi baru, membuat surat referensi dan cetak rekening koran lagi dan membuat jadwal temu untuk mengajukan aplikasi di BLS.

Untuk pilihan kedua, kita harus menerjemahkan semua dokumen ke dalam bahasa Spanyol. Jasa penerjemahan ada sangat banyak, bisa kita cari di internet. Pengajuan banding membutuhkan waktu satu bulan atau lebih.

Darimana kita tahu alasan penolakan pengajuan visa? Kita bisa menghubungi Kedubes Spanyol dengan menyebutkan nomor aplikasi kita, bukan nomor paspor, ke nomor (021) 3142355 dan pilih dial 2 bagian Konsuler/Visa atau email ke emb.yakarta.sc@maec.es dan tanyakan alasan penolakan visa kita. Jangan lupa juga tanyakan solusi atas penolakan tersebut. Jika menelepon, sebaiknya awali dengan menggunakan bahasa Indonesia karena biasanya pihak Kedubes akan memulainya dengan bahasa Spanyol. Atau bisa juga langsung ke Kedubes jika masih dalam jam kerja.

Ada beberapa kriteria penolakan dan hal yang harus dilakukan untuk pengajuan visa selanjutnya, yaitu:

1. Jika hanya kurang surat yang dibutuhkan, maka kita harus melengkapinya sesegera mungkin. Misalnya kurang surat keterangan gaji, surat lembaga dan lainnya, maka kita bisa langsung mengajukannya tanpa harus menunggu beberapa minggu atau bulan. Pastikan data dan dokumen yang dibutuhkan sudah benar-benar lengkap. Jika tidak, maka harus membayar aplikasi lagi dan membuat janji temu lagi.
2. Jika penolakan terkait rekening yang tidak stabil selama beberapa bulan, ada "uang kaget" di rekening, jumlah uang yang dibutuhkan selama beberapa hari di sana kurang, maka kita harus menunggu hingga tiga bulan lagi. Namun jika kita sudah ada sponsor misal dari kementerian, kampus, perusahaan dan lainnya, maka kita langsung bisa mengajukan lagi tanpa harus menunggu rekening selama beberapa bulan. Namun sebaiknya rekening kita harus terisi uang sebanyak yang dibutuhkan selama kita berada di sana. Pastikan rekening stabil dan tidak ada uang dadakan dalam rekening kita.
3. Jika penolakan terkait status melawan hukum di negara Schengen, penyalahgunaan izin tinggal, dan lainnya akan terekam di semua sistem aplikasi visa di negara Schengen. Jika hal ini terjadi, maka kita akan sulit untuk mengajukan aplikasi lagi.

Itu adalah beberapa pengalaman saya ketika mengajukan visa penelitian di BLS Spain Visa. Ada yang belum jelas dan perlu ditanyakan? Silahkan hubungi saya di kontak.